这是个庞大且繁杂的工程……权益社区中心(现校学生会权益部)16年干过这事,工作质量相当高,然而最终还是沦为了内部资料,可见这一做法很难取得成效。贴张图大家感受一下:

相比一条条整理,个人认为更有效的办法是鼓励同学们直接上职能部门的网站找。学校官网上有一个页面发布了所有校部机关和直属单位的网站链接:
中国科大管理机构汇总
先在页面里看名字找可能管得着的部门,点进部门主页后找「部门概况」、「机构设置」或「关于教务处」一类的标签,点进去之后再找「工作人员」,一般能获得精确到人或电话号码的分管信息。以基建处为例:

办公时间打电话过去,往往就能直接得到答复。对于少数难以解决的问题,可以在论坛发布主题专门讨论,事后另行收集整理。